การเป็นผู้ประกอบการและการดำเนินงานของ บริษัท เป็นงานที่ต้องใช้ความพยายามเช่นกันหากทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น คุณต้องเตรียมพร้อมสำหรับทุกสถานการณ์ที่อาจเกิดขึ้นและทดสอบทักษะการตัดสินใจอย่างรวดเร็วของคุณ
เจ้าของธุรกิจทุกคนมีความกลัวที่จะค้นพบกิจกรรมที่ฉ้อโกงโดยเฉพาะอย่างยิ่งการค้นพบว่าพวกเขาถูกโกงโดยพนักงานที่น่าเชื่อถือ แต่เงินของคุณสำหรับธุรกิจของคุณและคุณไม่ต้องการที่จะเก็บไว้เป็นพนักงานที่ไม่ซื่อสัตย์โดยเฉพาะอย่างยิ่งคนที่สามารถทำให้คุณมีปัญหากับกรมสรรพากร
การฉ้อโกงเงินเดือนนั้นเป็นของจริงและแหล่งที่มาอันดับต้น ๆ ของการขโมยบัญชีในธุรกิจ ตามสถิติที่จัดทำโดยสมาคมผู้ตรวจสอบการฉ้อโกงที่ผ่านการรับรอง (ACFE) ร้อยละ 27 ของธุรกิจทั้งหมดประสบกรณีการทุจริตเงินเดือนและเกือบสองเท่าในธุรกิจขนาดเล็กกว่าใน บริษัท ขนาดใหญ่ องค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรจะไม่ได้รับการยกเว้นจากกิจกรรมทางอาญานี้
ให้เราดูกรณี Tiffany Couch ผู้เชี่ยวชาญด้านการบัญชีนิติวิทยาศาสตร์ได้แบ่งปันเรื่องราวของการฉ้อโกงบัญชีเงินเดือนในพอดแคสต์กับ Accounting Today ที่จะนำเสนอมุมมองต่างๆ
พนักงานที่น่าเชื่อถือเป็นเวลา 14 ปีที่สำนักงานทันตแพทย์พบว่ามีความผิดในการอ่านผิดเงินสด เธอเป็นคนน่ารักทำงานหนักและเป็นที่นิยมในหมู่เพื่อนร่วมงาน เธอจัดการเงินสดที่เข้ามาและเงินฝากธนาคารเธอดูแลข้อมูล QuickBooks เธอจัดการงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับเงิน เนื่องจากไม่มีใครตรวจสอบเธอจึงอนุญาตให้เธอขโมยได้ฟรี เธอเริ่มจ่ายเงินพิเศษให้กับตัวเองเธอจัดการใบแจ้งหนี้เงินสดที่เข้ามาและเธอไม่ได้ฝากเงินทั้งหมดในบัญชีธนาคารอย่างเป็นทางการ
ทันตแพทย์ตรวจสอบแบบฟอร์มภาษีไม่กี่วันหนึ่งพบว่าเธอจะได้รับเงินพิเศษและเผชิญหน้ากับเธอเกี่ยวกับเรื่องนี้ เธอปฏิเสธมันในตอนแรกจากนั้นบอกว่าเจ้านายตกลงที่จะจ่ายเงินค่าชั่วโมงสำหรับการทำงานล่วงเวลาทั้งหมดที่เธอทำเมื่อปีที่แล้วและโกรธเขาเพราะไม่เชื่อเธอ ทันตแพทย์หลีกเลี่ยงความยุ่งยากและต้องการชี้แจงข้อเท็จจริงบางอย่างก่อนที่การสนทนาจะดำเนินต่อไปกล่าวว่าพวกเขาจะพูดถึงเรื่องนี้ในวันต่อมา ผู้หญิงไปทานอาหารกลางวันและไม่เคยกลับมา เมื่อตรวจสอบบัญชีและข้อมูลมันแสดงให้เห็นถึงความแตกต่างจำนวนมากลบใบเสร็จรับเงินและรายการเงินสดที่หายไป โดยรวมแล้วเธอขโมยเงินมากกว่า $ 400,000 และขณะนี้ได้รับเวลาสำหรับการถูกจองจำ
การฉ้อโกงค่าจ้างดูเหมือนเป็นการยากที่จะกระทำ แต่ถ้าปกปิดได้ดีอาจใช้เวลาเป็นเดือน (หรือหลายปี) ในการเปิดเผย มันสามารถเกิดขึ้นได้ในอุตสาหกรรมใด ๆ ไม่ว่าจะเป็นร้านค้าเล็ก ๆ หรือองค์กรขนาดใหญ่ กุญแจสำคัญคือการตรวจสอบบัญชีของคุณเป็นประจำด้วยตัวคุณเอง ในกรณีข้างต้นความไว้วางใจมากเกินไปทำให้ทันตแพทย์เสียเงินเป็นจำนวนมาก หากเขาได้ตรวจสอบหรือนับใบแจ้งหนี้ก่อนหน้านี้กรณีนี้จะแตกต่างกัน
การใช้บริการโฮสติ้ง QuickBooks สามารถบันทึกปัญหาได้มากมาย มันมาพร้อมกับความสะดวกในการเข้าถึงระยะไกลช่วยให้คุณสามารถผ่านบัญชีของคุณจากทุกที่และทุกเวลา วิธีนี้ทำให้คุณรู้เกี่ยวกับกระแสเงินสดของคุณเสมอและคุณสามารถตรวจสอบข้อมูลทางการเงินจากที่บ้านของคุณได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถจับผู้หลอกลวงได้อย่างชาญฉลาดในการกระทำพร้อมด้วยหลักฐาน
ต่อไปนี้เป็นแผนการฉ้อโกงเงินเดือนที่พบบ่อยที่สุด:
- พนักงานผี
พนักงานปลอมหรือถูกยกเลิกจะได้รับการจ่ายเงินเดือนให้ตรวจสอบว่าผู้โกงได้ถอนเงินด้วยตนเอง สิ่งนี้เป็นเรื่องปกติในองค์กรที่มีพนักงานจำนวนมากซึ่งถูกควบคุมโดยหัวหน้างาน การดำเนินการตรวจสอบรายงานเงินเดือนเป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่าการจ่ายเงินที่ถูกต้องนั้นเข้าถึงพนักงานเป็นสิ่งสำคัญ ตรวจสอบเงินฝากหลายบัญชีไปยังบัญชีธนาคารเดียวกันหรือตรวจสอบการออกให้แก่พนักงานตามที่อยู่เดียวกัน
- การจัดการอัตรา
เมื่อพนักงานที่สามารถเข้าถึงบัญชีเงินเดือนให้เพิ่มการจ่ายเงินของตนเองหรือจ่ายค่าล่วงเวลาหรือโบนัสพิเศษ การฉ้อโกงนี้เป็นการใช้ประโยชน์จากความไว้วางใจที่นายจ้างมีต่อลูกจ้างอย่างชัดเจน ในฐานะเจ้าของธุรกิจคุณควรจำไว้ว่าการเชื่อใจพนักงานของคุณนั้นดี แต่ความเชื่อใจที่มากเกินไปนั้นไม่ฉลาด จัดทำระบบควบคุมภายในและกำกับดูแลบันทึกทางการเงินที่สำคัญด้วยตัวคุณเองเป็นระยะ
- การปรับ Timesheet
นี่เป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นบ่อยมากใน บริษัท ที่พนักงานได้รับค่าจ้างเป็นรายชั่วโมง พนักงานสามารถต่อเวลาให้กับพนักงานที่ขาดงานหรือขยายระยะเวลาการทำงานของตนเอง แต่ถ้าหัวหน้างานมีความเข้มงวดก็สามารถหลีกเลี่ยงได้
เงินเดือนเป็นค่าใช้จ่ายที่ใหญ่ที่สุดของ บริษัท และการฉ้อโกงเงินเดือนอาจทำให้เกิดความเสียหายอย่างมากต่อการเงินและชื่อเสียงของ บริษัท มันมีความสำคัญอย่างยิ่งที่การตรวจสอบการดำเนินงานทางการเงินอย่างละเอียดทุกอย่างจะไม่ทิ้งโอกาสไว้เลย QuickBooks ที่โฮสต์ให้ข้อดีหลายประการรวมถึงสิทธิในการใช้งาน QuickBooks ของคุณจากที่ตั้งระยะไกล มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องจับตามองกระแสเงินสดและอยู่เสมอ